PRO RECOVERY OY ASIAKASTIETOJA KOSKEVA TIETOSUOJASELOSTE
Laadittu 1.10.2020, viimeisin päivitys 14.2.2022
Tässä selosteessa kuvataan Pro Recoveryn asiakastietojen käsittelyä.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Pro Recovery Oy (jäljempänä Pro Recovery)
Y‐tunnus 3160290-1
Alumiinitie 3, 15880 Hollola
info@prorecovery.fi
Tietosuojavastaava ja rekisteriasioista vastaava henkilö
Miika Matikainen
Alumiinitie 3, 15880 Hollola
miika@prorecovery.fi
puh. 040 162 0150
Henkilötietojen käsittelyperuste
Sopimus
Käsittelemme henkilötietoja sopimussuhteen perusteella silloin kun kyse on esimerkiksi laskutuksesta tai muusta välttämättömästä tiedonkäsittelystä.
Oikeutettu etu ja suostumus
Asiakassuhteen hoitamiseksi voimme lähettää oikeutetun edun perusteella asiakasviestintää. Asiakasviestintää on esimerkiksi sellainen viestintä, jossa sinä saat tietoja valitsemansa palvelun tilanteesta, jatkuvuudesta tai muuttumisesta. Käsittelyperusteena voi toimia joissain tapauksissa oikeutettu etumme. Oikeutettu etu voi toimia käsittelyperusteena esimerkiksi silloin, kun meidän ja sinun välillä on jokin merkityksellinen suhde, kuten asiakkuus. Oikeutetun edun perusteella käsitellään tietoja markkinointitarkoituksia varten.
Voimme markkinoida palveluitamme sähköisesti ja ei‐sähköisesti. Tietojen käsittely markkinointitarkoituksiin perustuu oikeutettuun etuumme, mutta sähköinen suoramarkkinointi edellyttää lisäksi sinun suostumuksen.
Sinulla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin milloin tahansa tai peruuttaa suostumuksesi sähköiseen markkinointiin. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista toteutettuun käsittelyyn. Voimme käsitellä joitain henkilötietoja myös ulkoisen kumppanin kanssa esimerkiksi käyttämällä palveluntarjoajan palveluita markkinoinnin kohdentamiseen tai evästeiden kautta.
Käyttötarkoitukset
Voimme käsitellä tietojasi muun muassa seuraavissa käyttötarkoituksissa:
• asiakaspalvelun ja asiakastyytyväisyyden hoitaminen
• laskutus
• reklamaatioiden käsittely
• liiketoimintamme suunnittelu, kehittäminen ja johtaminen
• tilastointi ja tutkimustarkoitukset
• markkinointi ja arvontojen toteuttaminen
Käsiteltävät henkilötiedot
Voimme käsitellä sinusta seuraavia tietoja käsittelytapauksesta riippuen:
• nimesi, henkilötunnuksesi, kotikuntasi ja muut tarpeelliset yhteystietosi
• alaikäisenä huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
• kulkutietosi toimitiloissamme
• henkilötietojesi käsittelyä koskevat, antamasi suostumukset tai käsittelykiellot
• laskutusta varten tarvittavat tiedot ja maksajatiedot
• suoramarkkinointitarkoituksissa evästeiden kautta saadut tiedot
• muita sinulta digitaalisista kanavista saatuja tietoja, kuten sosiaalisen median kanavista tapahtuneet yhteydenotot ja arviot
Tietojen säilytysaika
Aktiivisten asiakkaidemme ja jäsenten osalta säilytämme tietoja niin pitkään kuin jäsen-/asiakassuhde on voimassa. Siltä osin kuin tietoja käsitellään sopimuksen perusteella, säilytämme tietoja kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, eli kuusi vuotta. Siltä osin kuin käytämme tietoja suoramarkkinointitarkoituksiin, säilytysaika vaihtelee mediasta riippuen. Uutiskirjeiden osalta tietoja säilytetään kunnes peruutat uutiskirjeen. Muilta osin käsittelemme tietoja tarpeellisen ajan, kuitenkin aina vähintään jäsen-/asiakassuhteen olemassaolon ajan. Ulkoisten kumppaneidemme säilytysperiaatteista löydät tietoa näiden toimijoiden ja medioiden tietosuojakäytännöistä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saamme ensisijaisesti sinulta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, käyttöjärjestelmistä, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Henkilötietojen luovutukset ja vastaanottajat
Henkilötietosi ovat vain yrityksessä toimivien henkilöiden saatavilla. Ulkoistamme tarvittaessa tietojen käsittelyä ulkopuolisille palveluntarjoajille, jonka kanssa teemme sopimuksen tietojen käsittelystä ja salassapidosta. Lisäksi voimme joissain tapauksissa käyttää ulkoisia kumppaneita esimerkiksi markkinoinnin toteuttamisessa. Tällaisia palveluntarjoajia ovat sosiaalisen median palveluntarjoajat sekä esimerkiksi Googlen karttahaku sekä muut vastaavat arviointimediat.
Säännönmukaiset tietojen luovutuksen ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Emme siirrä tai luovuta tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Voimme kuitenkin käyttää markkinoinnissamme ulkoisia palveluntarjoajia, joiden päätoimipisteet sijoittuvat EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja tietoja esim. verkkosivujen kävijöistä voidaan luovuttaa tällä perusteella Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Lisäksi verkkosivumme käyttävät evästeitä, joiden kautta tietoja voi siirtyä tietoja kolmansiin maihin.
Tekniset turvatoimet
Käytämme asianmukaisia teknisiä, fyysisiä ja hallinnollisia turvatoimia varmistaakseen käsittelemämme henkilötietojen turvallisuuden ja estääksemme väärinkäytökset. Tällaisia turvatoimia ovat muun muassa tietoturvaverkkojen suojaaminen ja tietoliikenteen kontrollointi, virus‐ ja haittaohjelmien torjunta, henkilökunnalle osoitettujen henkilökohtaisten käyttöoikeuksien hallinnointi ja valvonta sekä lokitietojen kerääminen, kulunvalvonta ja lukittavien säilytystilojen käyttäminen.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi vai ei. Jos käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta käsitellään. Jos tiedoissasi on virheitä tai puutteita, sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojasi. Joissain tilanteissa sinulla on myös oikeus pyytää tietojesi poistoa kokonaan. On kuitenkin todennäköistä, että joudumme säilyttämään ainakin osaa tiedoistasi pyynnöstäsi huolimatta esimerkiksi kirjanpitolainsäädännön takia. Joissain tilanteissa sinulle on myös oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos koet että henkilötietojesi käsittely on laitonta ja odotat viranomaisen päätöstä asiasta. Kaikki em. pyynnöt on toimitettava edellä mainitulle yhteyshenkilölle. Tiedustelut, oikeuksien
toteuttamispyynnöt ja muut yhteydenotot voit tehdä vapaamuotoisesti. Tarvitsemme tiedon siitä, kuka olet ja mitä oikeuksia haluat toteuttaa. Voimme joissain tapauksissa tarvita lisätietoja henkilöllisyydestäsi, jolloin voimme pyytää sinulta lisätietoja. Vastaamme viestiin kuukauden kuluessa, jos käytämme pidempää käsittelyaikaa, ilmoitamme tästä sinulle kuukauden sisällä lähettämästäsi viestistä. Jos yhteyshenkilömme kanssa käydyn keskustelun jälkeen katsot, ettei henkilötietojesi käsittely ole lainmukaista, sinulla on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu. Lisätietoja tietosuojavaltuutetusta sekä tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi Siltä osin kuin haluat käyttää oikeuksiasi suhteessa muihin rekisterinpitäjiin, joiden kanssa työskentelemme, pyydämme sinua olemaan yhteydessä kulloinkin kyseessä olevaan rekisterinpitäjään.